INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Svezia

Il presente documento descrive come Workwide AB raccoglie, tratta e protegge i dati personali in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

1. Chi è il Titolare del trattamento?

All'interno del Gruppo Workwide, il Titolare del trattamento è Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Svezia ("Workwide" o "noi" o sue derivazioni). Forniamo piattaforme di lavoro per i candidati su cui i datori di lavoro pubblicano annunci di lavoro da tutto il mondo ("i Servizi"). Il presente documento costituisce la nostra politica in materia di raccolta e trattamento dei dati personali.

Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (GDPR), siamo designati come Titolare del trattamento per i dati personali per i quali determiniamo le finalità e i mezzi del trattamento. Per dati personali si intende qualsiasi informazione direttamente o indirettamente collegata a una persona fisica in vita. Ad esempio, nome e indirizzo, ma anche posizione geografica o indirizzi IP.

Collaboriamo con terze parti fidate per raccogliere dati. Possiamo anche, a volte, condividere informazioni con queste terze parti, come il vostro indirizzo e-mail o numero di telefono. Queste terze parti possono collegare i vostri dati ad altre informazioni che raccolgono per creare audience personalizzate o fornire pubblicità mirata. Per informazioni su come queste terze parti trattano i vostri dati, si prega di consultare: Come Google utilizza le informazioni

2. Quali dati personali vengono trattati?

Trattiamo i vostri dati di contatto quali nome, indirizzo e-mail e numero di telefono. Queste informazioni personali vengono raccolte tramite il modulo di contatto per i datori di lavoro o i moduli di candidatura per i candidati.

Inoltre, trattiamo anche il contenuto di curriculum vitae e lettere di presentazione che caricate sul nostro sito web o ci inviate, nonché tutte le informazioni fornite in relazione all'utilizzo dei Servizi, come interessi professionali e di settore.

Trattiamo anche dati personali amministrativi che vengono raccolti automaticamente, come il vostro indirizzo IP, numero identificativo, dati di localizzazione e cookie. I cookie trattati variano a seconda dei tipi di piattaforme che utilizzate. La cookie policy è disponibile per ciascuna piattaforma qui.

Si prega di notare che potremmo non essere in grado di fornirvi i Servizi nella loro interezza se non ci fornite le informazioni personali sopra menzionate.

2a. Registrazione e analisi dei colloqui

Workwide AB può registrare i colloqui di selezione (incluse telefonate e videochiamate) e trattarli utilizzando strumenti di analisi e trascrizione basati sull'IA per valutare i candidati, migliorare il processo di selezione e formare il nostro team.

Le registrazioni sono conservate in modo sicuro e sono accessibili solo al personale autorizzato. La base giuridica per questo trattamento è il consenso, che viene ottenuto prima della registrazione.

Prima dell'inizio di un colloquio registrato, i candidati vengono informati e invitati a fornire il loro consenso esplicito. I candidati possono revocare il loro consenso in qualsiasi momento contattando info@workwidegroup.com. In tali casi, la registrazione sarà eliminata, a meno che la legge non ne richieda la conservazione.

3. Perché trattiamo i dati personali?

Trattiamo i dati personali sopra menzionati in conformità con le normative vigenti e per i seguenti motivi:

I dati di contatto vengono utilizzati per inviare la nostra newsletter e offerte di lavoro, dopo che avete acconsentito a ricevere informazioni che potrebbero interessarvi.

Il trattamento e la divulgazione dei dati di contatto, dei curriculum vitae e delle lettere personali inviati ai datori di lavoro è il cuore del nostro business, e tutto viene trattato affinché possiate utilizzare i nostri Servizi in conformità con i Termini di Utilizzo. Per ragioni legali, questo processo si completa quando fornite il vostro consenso. Le informazioni nel vostro curriculum vitae possono contenere dati personali sensibili, che vengono trattati solo dopo aver ottenuto il vostro consenso ai sensi della normativa. Questo consenso viene ottenuto quando ci inviate le vostre informazioni personali.

Eseguiamo attività amministrative di sistema per garantire la funzionalità tecnica dei nostri Servizi. Il nostro obiettivo è anche prevenire l'uso fraudolento dei Servizi in relazione ai termini e condizioni generali, in conformità con il quadro normativo e legale. Trattiamo inoltre queste informazioni legittimamente per prevenire che i nostri Servizi vengano compromessi e per proteggere tutti gli utenti e noi stessi. Inoltre, il sistema di dati amministrativi viene utilizzato per statistiche e analisi per sviluppare i nostri Servizi nel rispetto della normativa applicabile. L'interesse per questi dati risiede esclusivamente nella loro utilità statistica e non è finalizzato all'identificazione di individui.

Per le attività di trattamento svolte in conformità con il nostro legittimo interesse, abbiamo considerato l'equilibrio tra l'importanza dei vostri interessi e il significato del trattamento dei vostri dati personali per i vostri interessi e il vostro diritto alla privacy. Abbiamo concluso che i nostri legittimi interessi non possono prevalere sui vostri diritti alla privacy che impedirebbero il trattamento dei dati personali.

4. Con chi condividiamo i dati personali?

I dati di contatto, i curriculum vitae e le lettere di presentazione vengono condivisi solo con le aziende partner che fanno parte dell'annuncio di lavoro o desiderano offrire opportunità lavorative. Condividiamo informazioni personali solo con i datori di lavoro che interessano al candidato. Abbiamo accordi con tutte le nostre aziende partner e, pertanto, applichiamo misure di sicurezza efficaci nel trasferimento dei dati basate sul modello sviluppato dalla Commissione Europea. Monitoriamo continuamente che i dati personali vengano trattati in modo sicuro nel rispetto delle nostre norme, sia all'interno che all'esterno dell'UE.

Alcuni dei nostri servizi IT e fornitori digitali possono trattare dati al di fuori dell'UE/SEE e possiamo applicare le necessarie misure di sicurezza per i trasferimenti di dati a questi destinatari basate sui modelli di accordo sviluppati dalla Commissione Europea. Potete ottenere ulteriori informazioni su questi trasferimenti contattandoci.

Si prega di notare che quando visitate il nostro sito web, altri siti web potrebbero contattarvi e la loro raccolta di dati personali è al di fuori del nostro controllo. Le politiche sulla privacy di quei siti web regoleranno il trattamento delle informazioni ottenute da voi.

5. Per quanto tempo vengono conservati i dati personali?

Una versione della vostra candidatura è conservata nel database crittografato del Gruppo Workwide per garantire che una copia della vostra presentazione ai datori di lavoro venga preservata. Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario all'utilizzo dei Servizi e abbiamo un interesse legittimo a conservarli, a meno che non esista un obbligo legale di conservarli per un periodo più lungo. I dati personali vengono sempre eliminati su vostra richiesta e quando non sono più necessari per il trattamento.

6. Posso chiedervi di modificare, eliminare i miei dati personali o revocare il mio consenso?

Sì. Se non desiderate più ricevere la nostra newsletter o altre informazioni simili, potete disiscrivervi o richiedere l'eliminazione delle vostre informazioni personali. Lo stesso vale se avete utilizzato uno dei nostri Servizi e desiderate che il vostro curriculum vitae e i dati di contatto vengano eliminati. Adotteremo inoltre misure, ove possibile, per informare altri destinatari se desiderate che i vostri dati personali vengano eliminati. Contattateci all'indirizzo info@workwidegroup.com e tratteremo la vostra richiesta.

Avete il diritto di richiedere l'accesso al trattamento delle vostre informazioni personali o di ottenere ulteriori informazioni sul relativo trattamento, nonché di correggere, aggiornare, completare o limitare il trattamento dei vostri dati personali. Avete anche il diritto di revocare il vostro consenso, il che non influirà sulla liceità di qualsiasi trattamento precedente dei dati prima della revoca del consenso, ad eccezione delle comunicazioni di marketing diretto.

Se il trattamento è basato sul consenso in conformità con la normativa o sull'accettazione dei termini, avete il diritto alla portabilità dei dati. Ciò significa che potete ottenere da noi i vostri dati personali in un formato standard, strutturato e informatizzato, e avete il diritto di trasferire i vostri dati a un altro Titolare del trattamento di vostra scelta.

7. Quali dati personali avete su di me?

Contattateci all'indirizzo info@workwidegroup.com e esamineremo la vostra richiesta. Possiamo fornirvi una copia dei dati personali che conserviamo, se lo desiderate.

8. Cosa posso fare se non sono soddisfatto di come utilizzate i miei dati personali?

Contattateci all'indirizzo info@workwidegroup.com o il nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo info@workwidegroup.com e faremo del nostro meglio per risolvere la questione. Se necessario, avete la possibilità di presentare un reclamo all'Autorità Svedese per la Protezione della Privacy (IMY), www.imy.se.

9. Richieste legali e prevenzione di danni

Possiamo utilizzare, conservare e condividere le vostre informazioni su richiesta legale (come mandati, ordinanze del tribunale, procedimenti o altri) o quando è necessario comunicarle per rilevare, prevenire o affrontare l'uso fraudolento o altre attività criminali al fine di proteggere noi stessi, voi e altri utenti, anche nel contesto di un'indagine in cui agiamo in buona fede, come richiesto dalla legge.

Ciò può includere una risposta a una richiesta legale proveniente da giurisdizioni al di fuori della Comunità Europea o dello Spazio Economico Europeo, nella misura in cui agiamo in buona fede e la richiesta proviene da un'autorità giudiziaria di quella giurisdizione, riguarda i suoi utenti ed è conforme agli standard internazionalmente riconosciuti.

Le informazioni ottenute attraverso l'utilizzo dei Servizi, incluse le informazioni finanziarie, possono essere utilizzate e conservate per un periodo prolungato quando le informazioni sono oggetto di un'indagine o obbligo legale, un'indagine governativa o un'indagine su possibili violazioni dei nostri Termini di Utilizzo o contrarie alla nostra Politica, al fine di prevenire qualsiasi danno.

10. Avviso riguardante le modifiche

Se apportiamo modifiche alla presente Informativa sulla Privacy, la nuova Informativa sulla Privacy verrà pubblicata online su questa pagina. Se tali modifiche sono significative, sarete informati e il vostro consenso verrà nuovamente richiesto, se necessario.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NEI SERVIZI DI SELEZIONE

La presente sezione si applica al trattamento dei dati personali in relazione ai servizi di selezione di Workwide forniti alle aziende clienti nell'ambito di un accordo di servizio ("Servizi di Selezione"). Questo si aggiunge alle sezioni sopra, che si applicano a tutti gli utenti delle piattaforme di Workwide.

11. Titolare del trattamento nei Servizi di Selezione

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Svezia) è il Titolare del trattamento per tutti i dati personali trattati in relazione alla fornitura dei Servizi di Selezione.

Quando Workwide invia le informazioni di un candidato a un'azienda cliente, l'azienda cliente diventa un Titolare del trattamento indipendente per i dati del candidato che riceve. Workwide e l'azienda cliente non agiscono come contitolari del trattamento. Ciascuna parte determina indipendentemente le finalità e i mezzi del proprio trattamento dei dati personali del candidato dopo il trasferimento.

12. Categorie di dati personali trattati nei Servizi di Selezione

Dati dei candidati trattati nei Servizi di Selezione:

• Nome completo, indirizzo e-mail, numero di telefono e luogo di residenza
• Curriculum vitae (CV), inclusa la storia lavorativa, l'istruzione, le competenze e le qualifiche
• Riepilogo di screening preparato da Workwide (valutazione dell'idoneità, note del colloquio, valutazione delle competenze linguistiche)
• Aspettative salariali e compensazione attuale
• Disponibilità per i colloqui e data di inizio
• Stato e preferenze di trasferimento
• Qualsiasi altra informazione fornita volontariamente dal candidato durante il processo di selezione

Dati di contatto del cliente:

• Nome, qualifica professionale, indirizzo e-mail e numero di telefono dei referenti designati del cliente
• Ragione sociale, indirizzo registrato e numero di partita IVA

13. Finalità e base giuridica per il trattamento nei Servizi di Selezione

Dati dei candidati:

Workwide tratta i dati personali dei candidati allo scopo di ricercare, selezionare e presentare candidati alle aziende clienti nell'ambito dei Servizi di Selezione. La base giuridica per questo trattamento è:

• Legittimo interesse (Articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR): Workwide ha un legittimo interesse nel trattare i dati dei candidati per adempiere ai propri obblighi contrattuali nei confronti delle aziende clienti e abbinare i candidati a opportunità lavorative adeguate. Questo interesse è stato bilanciato rispetto ai diritti e alle libertà dei candidati, e Workwide ha concluso che il trattamento non prevale sugli interessi di privacy dei candidati.
• Consenso (Articolo 6, paragrafo 1, lettera a) GDPR): Dove i candidati hanno volontariamente inviato le proprie informazioni alle piattaforme di Workwide o fornito il proprio CV direttamente a un recruiter di Workwide, il consenso viene ottenuto al momento della presentazione.

Dati di contatto del cliente:

Workwide tratta i dati di contatto del cliente allo scopo di eseguire e gestire l'accordo di servizio di selezione. La base giuridica è la necessità contrattuale (Articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR) e il legittimo interesse (Articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR).

14. Come i dati dei candidati vengono condivisi con le aziende clienti

Quando Workwide identifica un candidato come potenziale corrispondenza per una posizione vacante di un cliente, Workwide condivide le informazioni del candidato con l'azienda cliente. Questo include tipicamente:

• Il CV del candidato
• Un riepilogo di screening preparato da Workwide
• Aspettative salariali e disponibilità
• Stato di trasferimento
• Eventuali note rilevanti per l'idoneità del candidato al ruolo

Questa condivisione è una parte fondamentale dei Servizi di Selezione ed è coperta dal legittimo interesse di Workwide nell'adempimento del proprio accordo di servizio con il cliente. I candidati vengono informati che i loro dati possono essere condivisi con le aziende assuntrici nell'ambito del processo di selezione di Workwide.

Una volta che i dati del candidato sono stati condivisi con un'azienda cliente, l'azienda cliente è responsabile in modo indipendente del trattamento di tali dati in conformità con i propri obblighi in materia di privacy ai sensi del GDPR.

15. Conservazione dei dati personali nei Servizi di Selezione

Dati dei candidati in impegni di selezione attivi:

Workwide conserva i dati personali dei candidati per un minimo di 12 mesi dalla data dell'ultima presentazione a un'azienda cliente. Questo periodo corrisponde alla finestra di introduzione e anti-elusione negli accordi di servizio di Workwide.

Dati dei candidati per opportunità future:

Al di là dell'impegno di selezione attivo, Workwide conserva i profili dei candidati nel suo sistema di tracciamento dei candidati allo scopo di abbinare i candidati a future opportunità lavorative, sulla base del legittimo interesse (Articolo 6, paragrafo 1, lettera f) GDPR). Questa conservazione continua fino a quando il candidato richiede la cancellazione o fino a quando Workwide determina che i dati non sono più rilevanti.

Workwide conduce revisioni periodiche dei dati dei candidati conservati almeno ogni 36 mesi. I profili senza interazione (nessuna candidatura, nessun accesso, nessun contatto con un recruiter di Workwide e nessuna risposta alle comunicazioni) nei precedenti 36 mesi possono essere anonimizzati o eliminati. I candidati possono richiedere la cancellazione dei loro dati in qualsiasi momento contattando info@workwidegroup.com, e Workwide elaborerà tali richieste senza indebito ritardo.

Dati di contatto del cliente:

Workwide conserva i dati di contatto del cliente per la durata dell'accordo di servizio e per un periodo di 24 mesi dopo la risoluzione, allo scopo di gestire eventuali obblighi in sospeso (come periodi di rimborso o diritti a commissioni).

16. Trasferimenti transfrontalieri nei Servizi di Selezione

Workwide può trasferire i dati dei candidati ad aziende clienti situate in altri Stati membri dell'UE/SEE. Tali trasferimenti sono consentiti ai sensi del GDPR senza ulteriori garanzie.

Nel caso in cui i dati dei candidati vengano trasferiti a un'azienda cliente o fornitore di servizi situato al di fuori dell'UE/SEE, Workwide garantisce che il trasferimento sia soggetto a garanzie adeguate, incluse le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, o un altro meccanismo di trasferimento valido ai sensi del Capitolo V del GDPR.

17. Diritti dei candidati nel contesto della selezione

I candidati i cui dati vengono trattati nell'ambito dei Servizi di Selezione hanno i seguenti diritti ai sensi del GDPR:

• Diritto di accesso: Richiedere una copia dei dati personali che Workwide detiene su di loro
• Diritto di rettifica: Richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti
• Diritto alla cancellazione: Richiedere la cancellazione dei loro dati, subordinatamente ai legittimi interessi di conservazione di Workwide
• Diritto alla limitazione: Richiedere che il trattamento sia limitato in determinate circostanze
• Diritto alla portabilità dei dati: Ricevere i propri dati in un formato strutturato e comunemente usato
• Diritto di opposizione: Opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse
• Diritto di revocare il consenso: Dove il trattamento è basato sul consenso, revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente

Per esercitare uno di questi diritti, i candidati devono contattare Workwide all'indirizzo info@workwidegroup.com.

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Svezia

E-mail: info@workwidegroup.com | Telefono: +46 54 22 44 440

P.IVA: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Autorità Svedese per la Protezione della Privacy (IMY): www.imy.se